FormsCentral – egyszerű, mégis hatékony

Az Adobe új Acrobat XI csomagjának újdonságairól nemrég átfogó képet adtunk egy tesztben, ám a csomag egyik legfőbb újdonságával, a FormsCentral alkalmazással érdemes külön is foglalkozni egy kicsit.
A FormsCentral az Acrobat XI csomag része, így annak telepítésekor automatikusan a gépünkre kerül, akár az offline telepítőt akár a Creative Cloudot használjuk.
E program segítségével PDF formátumú, illetve online kitölthető űrlapokat, jelentkezési lapokat készíthetünk, meglepően könnyen, s ennek ellenére mégis igen összetett funkciókkal.
Az Acrobat XI persze önmagában is képes lenne akár egy Word dokumentumot is szinte teljesen automatikusan átalakítani kitölthető, digitális aláírással is ellátott PDF űrlappá, de az ilyen kérdőívek, jelentkezési lapok stb. kitöltése, kiértékelése nem feltétlenül egyszerű feladat. A FormsCentral viszont képes egy így elkészült PDF formot tetszőleges böngészőben – és platformon – kitölthető, majd egy kattintással “beküldhető” változattá alakítani. A beépített kiértékelési eszközöknek köszönhetően pedig kényelmesen feldolgozhatók a beérkező válaszok, adatok. A program azonban nem csak kész PDF-ek átalakítására alkalmas, hanem teljesen önállóan is képes arra, hogy űrlapokat hozzunk létre benne.

Egyszerű, letisztult felület

A FormsCentral elindítása után egy elegáns, letisztult felület fogad minket. A My Forms fülre kattintva listában láthatjuk kész anyagainkat, amelyek előtt egy kis monitor vagy felhő ikon jelöli, hogy offline vagy online tárolt anyagról van-e szó.

Az ingyenes változatban csak egy online formot készíthetünk, s a kitöltők száma is limitált: maximum 50 válaszadó adatait tudjuk feldolgozni. Ha ennél többre vágyunk, akkor vannak előfizetési csomagok, amelyekkel különféle mértékben felodhatók e korlátozások.

Az offline változatokat kevésbé sokoldalúan tudjuk felhasználni: PDF Formot exportálhatunk belőlük. Ez sem rossz persze, de az igazi lehetőség az online változatokban van.
A New Form gombra kattintva neki is láthatunk a munkának, választva az online vagy offline változat közül. Ha nem akarunk teljesen nulláról indulni, a Templates fülre kattintva kategóriákra bontva találunk rengeteg pofás sablont, amelyeket kedvünkre felhasználhatunk és szükség esetén átalakíthatunk (vannak megrendelők, adminisztrációs űrlapok, regisztrációs oldalak, adatlapok stb.). Ha ezekkel kezdünk, megspórolhatjuk a grafikai elemek készítésével és a külsőségek kitalálásával töltött időt, a mezőket pedig pillanatok alatt átírhatjuk, sőt, az elrendezésen is változtathatunk. De indulhatunk a nulláról is.

Mindkét esetben egy új felületen találjuk magunkat, amely szintén fülekre osztva, külön lapokon tartalmazza a különböző lépéseknek megfelelő eszközöket.
Az első lépés természetesen a dizájn elkészítése és az űrlap tartalmának összeállítása. A Design fülön a szövegszerkesztőkben megszokott szövegformázási lehetőségek mellett egy extra gombot is látunk, ezzel állíthatjuk be a mezők és opciók elrendezését (a Labels on Top beállítást választva például a kérdés a válaszadásra szolgáló szövegdoboz fölé kerül).

A Click to add header feliratú “csíkra” kattintva hozhatunk létre fejlécet, amely a több oldalas kérdőíveknél mindig azonos maradhat (itt érdemes elhelyezni a logót, grafikát stb.).

Ez alatt található a legfontosabb rész: az Add item panelen találjuk a felhasználható objektumokat (szövegmezők, opciók, dátumbeviteli mező, legördülő menü, csatolmány feltöltés, oldalakra osztás stb.).
Az elemeket egy-egy kattintással pakolgathatjuk a munkafelületre, egymás után, sorban, de a sorrend utólag módosítható. Valahányszor egy lerakott elemre kattintunk, jobb oldalon megjelenik egy Properties panel, amelyen a kérdéses elem jellemzőit látjuk. Itt állíthatjuk be, hogy egy adott elem kitöltése kötelező legyen-e, illetve ha több változata van, azok közül is itt válogathatunk. Aki előfizet a szolgáltatásra, itt találja a Skip logic rules részt is, amelynek segítségével megadható, hogy a kiválasztott elemek csak bizonyos opciók választásakor jelenjenek meg. Így elkerülhető, hogy a válaszadóknak felesleges kérdéseken kelljen átrágniuk magukat (például az általunk kiválasztott elemek csak akkor jelennek meg, ha egy adott kérdésre az igen választ jelölik be). Hosszabb kérdőívek esetében szinte megkerülhetetlen funkció, így nagyon nincs okunk csodálkozni, hogy az Adobe-nál előfizetéshez kötik a használatát. Ha kérdőívünket összeállítottuk, tovább is léphetünk.

Az űrlapok alapvető beállításai

A következő fülön az Option felirat díszeleg. Itt állíthatjuk be többek között a formok alapvető funkcióinak nyelvét, például hogy a Submit gomb felirata mi legyen. Sajnos a magyar nyelv – egyelőre – még nem választható, ráadásul így a valuta típusa sem állítható forintra.

A dátum formátum viszont testre szabható a nálunk megszokott normáknak megfelelően is. Ugyanígy azt is mi adhatjuk meg, mit írjon ki a rendszer, ha valaki visszaküldte az online űrlapot, vagy ha már nem lehet kitölteni, mert lezártuk.

Akadnak fizetős opciók is, így ha előfizetünk, kérhetünk URL átirányítást, e-mail értesítőt, küldethetünk a kitöltőknek automatikus válasz e-mailt, sőt, még fizetési opcióval is bővíthetjük űrlapunkat (PayPal alapon).

Tesztelés és megosztás

Következik a Test fül, illetve a mellette található Distribute fül. Először az előbbire érdemes kattintanunk, majd ha megnéztük böngészőben az űrlapot és mindent rendben találtunk, jöhet a közzététel. Ezen a téren az Adobe nagyon kitett magáért: a közvetlen link mellett (amit azonnal megoszthatunk e-mailben, Twitteren, vagy vágólapra másolhatjuk és felhasználhatjuk másként), még embed kódot is kapunk, így az űrlapot akár közvetlenül a weboldalunkba, blogunkba is beilleszthetjük.

De az űrlap PDF formátumban is közzétehető, ami az offline PDF Formokkal ellentétben lehetőséget ad arra, hogy miután az Adobe Readerben valaki kitöltötte, egy gombnyomással elküldje nekünk az adatokat, pont úgy, mintha böngészőben tenné. Márpedig ez fontos különbség, hiszen a FormsCentral egyik legjobb lehetősége még csak most jön!

Kiértékelés egyszerűen és gyorsan

A View Responses és a Summary Report fülek az ügyfélszolgálatosok és marketingesek kedvencei lesznek! Előbbiben táblázatos formában láthatjuk az összes választ, részletesen, az űrlap felépítésének megfelelően (ingyen ugyebár csak maximum ötvenet). Már ez is nagy segítség, különösen mivel egy kattintással átküldhetjük az adatokat például az Excelbe (xls vagy csv formátumokba, illetve PDF-be is menthetünk).

 

Mindent egybevetve a FormsCentral az egyik legjobb megoldás, ha online kitölthető űrlapokra, kérdőívekre, regisztrációs oldalakra stb. van szükségünk. Akár online vizsgáztatásra sem utolsó megoldás!

A használata nagyon egyszerű, s ha előfizetők is vagyunk, akkor a korlátozás nélkül, szabadon variálhatunk mindent. Ráadásul gyors is: az online űrlapok módosításai azonnal látszanak, s a beküldök válaszokat is rögvest látjuk a táblázatban. Nekünk egyedül a honosítás hiányzott a tesztek alatt (az Acrobat XI-ből láttunk már magyar változatot, de nem is a felület a kérdés, inkább az űrlapok minden elemének teljes honosítása). Remélhetőleg az is gyorsan elkészül és akkor a FormsCentral szinte verhetetlen “alkalmazás+szolgáltatás” megoldás lesz azoknak, akik online formok készítésében gondolkoznak.

Szerző:  Nákovics L.